各区、市人力资源和社会保障局、档案局、人民政府法制办公室：
现将《青岛市劳动保障监察档案管理办法》印发给你们，请认真贯彻执行。
青岛市劳动保障监察档案管理办法
为推进依法行政，提高人力资源社会保障行政部门实施劳动保障监察行政执法的质量和水平，规范行政执法行为，建立和完善劳动保障监察档案管理制度，根据《中华人民共和国档案法》、国务院《劳动保障监察条例》和《青岛市档案管理条例》等有关法律、法规规定，结合我市实际，制定本办法。
市、区（市）人力资源社会保障行政部门劳动保障监察档案管理适用本办法。
本办法所称劳动保障监察档案是指人力资源社会保障行政部门在实施劳动保障监察行政执法过程中形成的能够反映案件真实情况、具有保存价值的文字、图表、声像、证物、电子数据（以下统称文书材料）等不同形式和载体的历史记录。
人力资源社会保障行政部门负责本级劳动保障监察档案管理工作，接受同级政府法制部门、档案行政管理部门和上级人力资源社会保障行政部门的业务监督、指导和检查。
人力资源社会保障行政部门应加强劳动保障监察档案管理工作，建立健全工作机构，配置足够的适宜安全保存劳动保障监察档案的专门库房和装具，配备专职或者兼职档案管理员，保障开展劳动保障监察档案管理工作所需的经费和条件。
涉及国家秘密的档案，按照国家有关保密规定执行。
劳动保障监察员负责文书材料的收集、整理和归档，若发现文书材料不完备的,应及时补齐或补救,确保文书材料的完整性、规范性。
归档的劳动保障监察文书材料应符合下列要求:
（一）应字迹清楚,材料种类、份数以及每份文书的页数均应齐全完整。
（二）用纸幅面尺寸原则上采用国际标准A4型（长X宽为 297mm x 210mm），文书材料过小或者过大的，要进行衬贴或者折叠。
（三）文书材料须用钢笔(碳素、蓝黑墨水)书写、签发或喷墨、激光打印机打印。
劳动保障监察档案中涉及行政处罚、行政处理案件的应一案一卷或一案数卷，其他案件可数案一卷。每卷文书材料不超过200页。
劳动保障监察档案可分为正卷和副卷。依法不能公开的案件材料，应当装入副卷；案件集体讨论记录可以装入副卷，也可以按年度统一归档。
劳动保障监察档案保管期限分为永久、长期和短期。
（一）永久保存的案卷包括以下案件：
1.责令停产停业、暂扣或者吊销许可证、暂扣或者吊销执照、处罚金额5万元以上或对社会有较大影响的行政处罚决定案件；
2.涉及金额在5万元以上或对社会有较大影响的行政处理决定案件。
（二）长期保存的档案包括以下案件：
1.警告、没收违法所得、没收非法财物或处罚金额5万元以下的行政处罚决定案件；
2.涉及金额在5万元以下的行政处理决定案件；
（三）短期保存的档案包括以下案件：
1.非行政处罚决定和行政处理决定案件。
文书材料应按照办理程序的客观进程所形成文件材料时间的自然顺序，兼顾文书材料之间的内在联系进行排列。一般结论性材料及其送达回执在前，其它材料按照办理程序的客观进程所形成文件材料时间的自然顺序进行排列。
同一文书材料按照下列要求排列：正本在前，副本在后；正件在前，附件在后；原件在前，复制件在后；批复在前，请示在后。
文书材料应按排列顺序在有文字的正面右上角、背面左上角使用铅笔用阿拉伯数字逐页编写页号。卷内文件目录、案卷封面、案卷封底、证物袋、卷底不编号。
劳动保障监察档案装订前，要对文书材料进行检查，材料不完整或者破损的，要补充或者修补完整；文书材料中的文字不能耐久保存的，要进行复制；文书材料过小或者过大的，要进行衬贴或者折叠；需要附卷的信封，要展开并加贴衬纸，邮票不得取掉；文书材料上的金属物必须剔除干净。
劳动保障监察档案应编制卷内文件目录（见附件1），并放置在卷内文书材料之前，卷内文件目录应按照文书材料的排列顺序逐件填写，一份文书材料编一个顺序号，并写明每件文书材料的起页，最后一件文书材料要注明终止页。
（一）文号：文书的发文字号。
（二）责任者：制发文书的组织或个人，即文书的发文机关或署名者，一般填写全称或通用简称。
（三）题名：文书标题，一般应照实抄录。没有题名，或题名含义不清，不能揭示或不能全面揭示文书内容的文书材料,应根据文书内容重新拟写或补充标题，外加“[]”号。
（四）日期：文书的形成时间，即文书的签发时间（落款时间），以8位阿拉伯数字标注年、月、日，月、日不足两位，前加“0”；将表示月、日的数字回行填写，即填为两行，如20011301。
（五）页号：每份文书材料的起始页码，最后一份文书材料要注明终止页码。
劳动保障监察档案使用软卷皮在左侧采用细棉绳（三孔一线）或不锈钢钉（左侧装订，两钉间距10—15CM）装订。软卷皮包括案卷封面（见附件2）、案卷封底（见附件3）两部分，副卷应在案卷封面“劳动保障监察案卷”后标注“（副卷）”字样。
案卷封面应当载明：全宗名称、类别、案号、案件名称、当事人姓名或名称、立案时间、结案时间、办案部门、办案人员姓名、归档日期、保存期限、卷内文书材料件数、页数、全宗号、目录号、案卷号等内容。
案卷封底项目包括本卷情况说明、立卷人、审核人和日期。
全宗名称：填写立档单位的全称或规范的简称。
保管期限：填写“永久”、“长期”或“短期”。
全宗号：同级档案馆给立档单位编制的代号，用阿拉伯数字表示。
目录号：区分不同档案门类不同保管期限的编号，用阿拉伯数字表示。永久、长期保存的行政处罚档案目录号由同级档案馆确定。
案卷号：每个保管期限案卷从“1”开始编写的档案流水编号，用阿拉伯数字表示。
本卷情况说明：填写案卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
立卷人：负责整理案卷的人员姓名。
审核人：负责检查案卷整理质量的人员姓名。
日期：案卷整理完毕的日期。
劳动保障监察档案应区分保管期限，按案卷号顺序装入5CM厚的档案盒，使用阿拉伯数字填写档案盒脊背项目（见附件4），“起止案卷号”填写装入档案盒中最小案卷号至最大案卷号，如1—5。
不能装订立卷的证据材料，应放入证据袋中，并在证据袋上注明证据名称、数量、种类、制作的时间、地点和所属案卷的档号（全宗号、目录号、案卷号）。
劳动保障监察档案卷内文件目录、案卷封面、案卷封底用纸幅面尺寸原则上采用国际标准A4型（长X宽为 297mm x 210mm），应使用钢笔（碳素、蓝黑墨水）书写或计算机打印，字迹要工整、清晰。
劳动保障监察档案应使用市档案行政管理部门认可的档案管理系统，将劳动保障监察档案案卷目录输入计算机管理，并打印一套纸质案卷目录。案卷目录包括案卷号、案卷题名、起始年月、终止年月、件数、页数、保管期限、备注等项目。
案卷号：劳动保障监察档案的流水编号。
案卷题名：劳动保障监察档案的标题，一般格式为：（人力资源社会保障行政部门）+“关于”+（当事人）+（案件名称）+“的文件材料”。
起始年月：劳动保障监察立案的时间，以6位阿拉伯数字标注年、月，月不足两位，前加“0”，如：201301。
终止年月：劳动保障监察结案的时间，以6位阿拉伯数字标注年、月，月不足两位，前加“0”，如：201301。
件数：卷内文件的总件数。
页数：卷内文件的总页数。
保管期限：劳动保障监察档案的保管期限，填写“永久”、“长期”或“短期”。
备注：填写需要说明的问题。
劳动保障监察员应在案件办结后一个月内按规范要求将劳动保障监察档案整理、装订完毕，向劳动保障监察机构的档案管理部门或者档案管理员归档。归档时应填写《档案移交目录表》（附件5），经档案移交和接收双方共同签字确认，由双方各自留存备查。
市劳动保障监察机构对案件办结满三年的永久保存和长期保存档案，集中移送市人力资源社会保障行政部门档案管理部门统一管理。
各区、市人力资源社会保障行政部门参照前款规定，根据实际情况，实行统一管理，确保案卷管理符合标准、保管妥当、使用方便。
劳动保障监察机构对短期保存档案，保存期限已满十年的，提出移交、留存或者销毁意见，报人力资源社会保障部门批准。
经批准予以销毁的档案，应在案卷目录中予以注销，同时编制销毁档案清册，指定专人负责监销。
人力资源社会保障行政部门及劳动保障监察机构应定期对档案进行检查清点，确保档案不丢失，不损坏。发现破损、虫蛀、褪色或字迹模糊等现象时，应及时修补、复制或进行其它技术处理。
劳动保障监察机构工作人员因工作需要借阅档案，应办理借阅登记手续。工作人员须填写《查阅、借阅劳动保障监察档案审批单》（附件6）中相应事项，经劳动保障监察机构负责人批准，持本人工作身份证件和《查阅、借阅劳动保障监察档案审批单》借阅。
外单位及人员查阅档案，应持介绍信或其它有效证明，经劳动保障监察机构负责人批准后方可查阅，查阅时应有档案管理员在场。已经移交人力资源社会保障行政部门的，还须经人力资源社会保障行政部门档案管理负责人批准后，按规定查阅。
凡涉及举报投诉人利益、用人单位商业秘密以及其他需要保密事项的，应当采取保密措施，防止泄密。
卷内文件材料除行政处罚决定书、行政处理决定书等结论性材料，原则上不准摘抄和复制。
属于进馆范围的劳动保障监察档案，应按同级档案行政管理部门的要求，由人力资源社会保障行政部门定期向同级综合档案馆移交。移交档案时，应将打印的全宗指南、纸质案卷目录（一式三份）及其电子目录和相关参考资料一并移交。
本办法由青岛市人力资源和社会保障局负责解释。
本办法自2013年1月1日起施行。
附件:
1、卷内文件目录
2、劳动保障监察案卷封面
3、劳动保障监察案卷封底
4、劳动保障监察档案盒脊背
5、档案移交目录表
6、查阅、借阅劳动保障监察档案审批单
7、劳动保障监察档案主要文书材料排序
